Про природу теорії управління записами

Оригінал: https://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/rmtheory.html

Майкл Бакленд

Школа управління інформацією та систем,

Каліфорнійський університет, Берклі, Каліфорнія 94720-4600

Анотація

Теорія описує або висвітлює природу якоїсь явища чи предмета. У цьому контексті досліджуємо сутність теорії управління документами, яка включає аспекти пошуку інформації, життєвого циклу документів та інформаційних стратегій. Важливо розуміти, що теорія управління документацією не має існувати в ізоляції та не має бути специфічною лише для документообігу. Ми також розглядаємо як функціональний, так і професійний аспекти цієї теорії, наводячи конкретні приклади.

вступ

Щодо теорії управління записами, існують різні думки:

1. Існує конкретна та узагальнена теорія, що визначає підходи до управління документами;

2. Відсутня чітко сформована теорія для регулювання практики у сфері документообігу;

3. Існують декілька теорій із суміжних областей, які підтримують практику управління документами і застосовуються в залежності від конкретних потреб і принципів діяльності.

У цій статті ми стверджуватимемо, що жодне з вищесказаного не є правильним. Натомість ми припускаємо, що: (i) існує сукупність теорії управління документацією, яка ще не була добре сформульована; (ii) частини цієї теорії все більше поширюються і будуть поширюватися в інших областях; і (iii) більша частина цього, можливо, ще належним чином не визнана теорією. Але спочатку нам потрібно уточнити наші умови. Зокрема, перед вирішенням питання "Чи існує теорія управління записами?" або, краще, "Що таке теорія управління записами?" попереднє запитання "Що таке теорія?" потрібно вирішити, якщо ми не хочемо витрачати наш час.

Що таке «теорія»?

Початкове значення та основний сенс слова «теорія» — це погляд або точка зору на щось. За походженням слово «теорія» пов’язане зі словом «театр» (Oxford English Dictionary 1989, v. 7, p. 902). Загалом, теорія — це чийсь погляд або опис природи чогось. У цьому загальному розумінні існує теорія будь-чого, природу чого можна описати.

Одна з проблем полягає в тому, що розумне обговорення теорії в більшості сфер було відведено високим соціальним престижем математичних та експериментальних наук, особливо після Другої світової війни. Логіка та фізика незвичайні тим, що якщо у вас є погляд на природу якогось їх аспекту, ви можете загалом висловити свій погляд (вашу теорію) таким чином, щоб його можна було експериментально перевірити та, можливо, визнати неадекватним. Знайти докази на підтримку теорій відносно легко та мало корисно. Спростувати теорії — це добросовісне зусилля, яке є основою прогресу. Тому в тих дисциплінах, як правило, очікується, що теорії можна чітко сформулювати та перевірити, намагаючись їх спростувати. (Зазвичай теорія — це гіпотеза або комбінація гіпотез, які витримали певні перевірки.)

На жаль, люди припускають, що діяльність, яка не є «твердою» наукою, також повинна використовувати той самий обмежений, спеціалізований сенс теорії. Коли вони шукають такого роду сувору теорію та спростування в безладному світі людської діяльності, як-от надання та використання інформаційних послуг, вони не знаходять жодної (передбачувано!) і їх відлякує це вузьке упередження з сувора, формальна теорія від теорії помічання, яка відповідає предмету. (Для прикладу невдалого, неправильно сформульованого пошуку теорії див. Boyce and Kraft 1985). Аристотель знав краще: «Ознакою освіченої людини та доказом її культури є те, що в кожному предметі він шукає лише стільки точності, скільки дозволяє його природа». (Aristotle 1955, 27-28).

Не повинно бути жорсткої дихотомії між «теорією» і «практикою», оскільки в основі обох лежить певний погляд на те, про що йдеться — фактично теорія. Тим не менш, вдумливий практик в управлінні записами, як і в інших корисних галузях, зазвичай стикається з вибором між формальною, суворою, «респектабельною» теорією, яка здається відірваною від безладних повсякденних реалій, і менш формальною «теорією», яка більш-менш відображає, неохайна реальність, яка зустрічається на практиці, але не дуже схожа на теорію (Schon 1983, 42-45). Завдання для вдумливих, і особливо для науковців, полягає в тому, щоб подолати розрив: розробити формальні теорії, які є більш реалістичними, і розробити реалістичні погляди, які сформульовані в термінах загальних принципів.

Наскільки тривіальним є управління записами?

Як тільки ми відступимо від абсурду припущення, що теорія управління записами повинна мати характеристики теорії офіційної науки, питання зміниться від того, чи існує теорія, до того, про що ми теоретизуємо. Відверто кажучи: наскільки тривіальним чи складним є управління документацією?

Якщо ми вважали, що управління записами — це лише нумерація, розкладання на полицях, вибірка та переставляння аркушів паперу на полиці, то наш погляд на це — наша теорія — також буде досить тривіальним. Незалежно від того, наскільки економічно цінною може бути ця діяльність, ця теорія навряд чи буде дуже цікавою.

Але якщо розглядати управління записами як керування доступом до робочих записів організації, то виникають деякі складніші аспекти, з яких я згадаю три приклади:

1. Пошук інформації. Замовлення на купівлю №1234 отримати просто, потрібно знайти місце та фізично транспортувати його. Але як визначити, які існують записи, які б задовольнили якусь нечітко визначену потребу? А як бути з усіма документами, пов’язаними з діяльністю фірми, які можуть бути витлумачені як докази дискримінації? Як університету знайти документи, які можуть продемонструвати його внесок у добробут місцевої промисловості?

Пошук інформації може включати до трьох функцій: (i) фізичне отримання копії документа; (ii) визначення місця, де зараз зберігається відомий документ; та (iii) Визначення документів, якщо такі є, відповідають певному опису. Чітко визначені ряди записів, але, ймовірно, знадобиться більше. Ви потрапляєте у велику та складну область індексування, класифікації, тезаурусів, словників даних тощо.

2. Життєвий цикл записів. Ефективніша та економічніша робота будь-якого виду служби управління записами ймовірна, якщо менеджер записів бере участь у повному життєвому циклі записів. Але участь у повному циклі передбачає участь у широкому спектрі питань: розробка та управління формами, людський фактор і робочий процес, графіки зберігання та оцінка архівного зберігання, інформаційні технології та захист життєвих записів.

3. Інформаційна політика. Що (і хто) визначає, хто повинен, а хто не повинен мати доступ до записів? Це стосується правових та етичних питань, пов’язаних із законодавством про свободу інформації та конфіденційності, комерційною таємницею тощо. Ці питання складні, суперечливі та дуже важливі, особливо для управління документацією в державному секторі. Наприклад, чи повинна громадськість мати доступ до деяких чи всіх кадрових записів державних службовців, чи права конфіденційності таких посадовців мають перевагу? Коли та на яких підставах робочі проекти документів можуть бути конфіденційними?

Ці три приклади (пошук інформації; дизайн життєвого циклу записів; та інформаційна політика) є достатніми для того, щоб вказати, що якщо ви розглядаєте управління документами в широкому сенсі як пов’язане з доступом до робочих записів організації, то навряд чи можна уникнути перегляду природи галузь як практично і концептуально складна – як фактично або потенційно багата теорією того чи іншого роду.

Ostrich Science: або Що унікального в Управлінні Документацією?

Іншою проблемою теорії в професійній практиці є бажання визначити теорію або науку, яка є унікальною для цієї професії. Це теж нерозумно.

Питання та принципи того, хто повинен мати доступ до записів, є як юридичною проблемою, так і проблемою управління документацією. Концепція життєвого циклу є спільною як для архівів, так і для управління документацією. Схеми індексування та класифікації також стосуються бібліотечної справи, музеології, управління базами даних та інших галузей. Це має значення? Так, це має позитивне значення, тому що вигідно, щоб інші професійні групи також були зацікавлені у вирішенні тих самих або споріднених проблем. Потрібне спілкування та співпраця, а не самовільна професійна відокремленість.

Я б не вважав надання доступу до записів організації неважливим або легким. Статус і повага приходять від якісного виконання складної та важливої ​​справи, а не від наполягання на тому, що ти не архівіст, не бібліотекар, ні що завгодно. Визначення сфери управління записами також непрямо визначає, які типи теорії будуть відповідними. Чим більше ідей можна почерпнути з інших сфер, тим кращою буде послуга управління записами.

Уявімо вченого, який вивчає страуса — страуса. Безсумнівно, багато теорії залучено до вивчення страусів. Проте я сумніваюся, що багато чого властиво тільки страусам. Швидше, ми повинні очікувати варіантних форм або особливих випадків теорій, які також стосуються інших птахів та/або інших тварин того самого середовища існування. Можна бути вченим-страусом, але з підозрою ставитися до того, хто наполягає на тому, що існує наука про страуса, яка якимось чином є окремою та незалежною від інших дисциплін. Чиясь голова може бути в піску.

Теоретичні контексти теорії управління документами.

Під «теоретичним контекстом» ми маємо на увазі більш широку область теорії, до якої вписується теорія управління записами. Таких теоретичних контекстів може бути багато. Ми згадаємо лише три.

1. Функціональний контекст. Управління документами служить фірмі чи іншій організації. Тому місія служби управління документами має бути пов'язаною та спрямованою на підтримку місії організації в цілому. Роль програми управління документами потрібно визначати разом із ролями інших частин організації: ролями, потребами та діяльністю співробітників, яким потрібен доступ до документів; ролями інших програм, пов'язаних з інформацією, таких як системи управління інформацією, обробка даних, бібліотека та архів. Іншими словами, теорія управління записами, швидше за все, буде безплідною або неповною, якщо вона не пов’язана з поглядом на організацію в цілому. Це не тільки академічна цікавість. Якщо ми хочемо стверджувати, що роль управління записами важлива, тоді нам потрібно мати погляди на те, як хороша програма управління записами сприяє та підтримує ефективність організації.

2. Професійний контекст. Управління записами можна розглядати як одного з членів сімейства інформаційних систем, заснованих на пошуку. Італієць – це не те саме, що британець, але обидва вони є європейцями і мають деякі спільні риси як європейці. Архіви, бібліотеки, програми управління документацією та корпоративні бази даних – це не одне й те саме, але всі вони є інформаційними послугами, що базуються на пошуку, і тому мають деякі спільні риси, а також відмінності, які роблять їх унікальними (Buckland 1982, 1991).

Розглядати управління записами як член сімейства пошукових інформаційних систем не є новим. Ця точка зору була прийнята в русі «Документації» на початку цього століття, особливо в працях Пола Отлета (1868-1944) (Rayward 1976, 1986). Те, що ми зараз називаємо управлінням записами, Отлет назвав «адміністративною документацією» і вважав це важливою спеціальністю в управлінні. Він також включив те, що ми зараз називаємо інформаційними системами управління, як частину адміністративної документації. Отлет написав ряд статей на цю тему, і його ідеї були обмежено реалізовані в Європі (Otlet 1923, 1930, 1934, 350-55; Rayward 1976, 160, 184).

Отлет розглядав архіви, бібліографію, бібліотеки, музеї та управління документацією як частини широкого поля «Документації» або «Загальної документації», або, як ми могли б сказати зараз, управління інформаційними ресурсами. У 1923 році він писав, дещо передчасно, що адміністративна документація є галуззю «загальної документації», яка народилася в результаті конвергенції, а потім злиття бібліографії, архівної адміністрації та навіть музеології (Otlet 1923, 13).

Отле був великою фігурою свого часу, але зараз маловідомий. Його твори лише зараз починають з’являтися англійською мовою (Otlet 1990). Однак ідея про те, що може бути теоретична і практична користь від розгляду управління записами (та інших видів інформаційних послуг) як частини родини суміжних інформаційних професій і прийняття порівняльного підходу, нещодавно привернула увагу в Північній Америці (Seibell 1987; Pemberton & Prentice 1990; Buckland, 1991).

3. Інтелектуальний контекст. Ще один вид контексту – це те, що можна назвати «інтелектуальним контекстом». Звідки взялися ідеї управління записами і куди поділися ідеї управління записами? Два приклади можуть проілюструвати цю думку. Одним із джерел ідей управління документацією є теорія архіву. Познер (1940) дражнив архівістів за їхню схильність шукати своє коріння в стародавній Ассирії. Можливо, цю давню архівну діяльність точніше описати як управління стародавніми записами (Walker 1989). Професор Дуранті нещодавно узагальнив цей аспект інтелектуального походження менеджерів із записів (Duranti 1989).

З іншого боку, менш широко відомо, що модні сучасні ідеї в інформатиці щодо гіпертексту та гіпермедіа частково мають своє коріння в управлінні записами. Основним джерелом натхнення в цій галузі стало далекоглядне есе «Як ми можемо думати» Ванневара Буша (1945). Ця фантазія, розроблена в 1939 році, була заснована на його досвіді в проекті, який фінансували Eastman Kodak і National Cash Register, щоб розробити швидший метод отримання мікрофільмованих ділових записів за допомогою машини, відомої як «швидкий селектор». Швидкі селектори були по суті докомп’ютерною версією Computer Assisted Retrieval (CAR), у якій записи індексу записувалися як шаблони на самому мікрофільмі поруч із зображеннями документів. Записи індексу шукали за допомогою фотоелектричного елемента для виявлення збігів між шуканим шаблоном індексу та шаблонами індексу на мікрофільмі. Технологія швидкого вибору була спочатку розроблена наприкінці 1920-х років компанією Zeiss Ikon у Німеччині, а пізніше, з 1930-х до 1960-х років, у США, як правило, для допомоги у пошуку та пошуку мікрофільмованих корпоративних записів або технічних звітів (Goldberg, 1992; Buckland, 1992; Alexander & Rose, 1964; Stevens, 1968).

Порівняння

Людина не зайде дуже далеко, намагаючись визначити й описати речі своїми власними термінами. Саме порівняння є найосновнішою інтелектуальною діяльністю. Порівняння природи управління записами з іншими речами є необхідною умовою для прогресу в розвитку погляду – теорії – управління записами. Щоб краще зрозуміти управління записами, нам потрібно приділяти більше уваги порівнянню управління записами з іншими пов’язаними видами діяльності. Лише шляхом глибокого розуміння подібностей і відмінностей ми можемо розраховувати на розвиток глибокого розуміння природи – теорії – управління записами.

Підсумок

1. Теорія — це погляд на природу чогось.

2. Теорія не повинна бути більш формальною, ніж це дозволяє природа описуваних явищ. Надто формалізовані теорії перестають корисно описувати реальність.

3. Будь-який погляд на управління документацією як на щось більше, ніж просто подання та вибірка документів, стане основою для нетривіальної теорії.

4. Деякі частини теорії в управлінні документами, ймовірно, будуть унікальними для управління документами, хоча детальне застосування та загальне поєднання будуть. Спільна теорія є вигідною, оскільки це означає, що інші мають спільну мотивацію шукати кращого розуміння.

5. Управління записами можна розглядати в різних контекстах, наприклад, функціональному, професійному, інтелектуальному. Розгляд кожного такого ширшого контексту дає певну теорію або можливість її розробити.

Список літератури

Alexander, S. N. and F. C. Rose. 1964. The Current Status of Graphic Storage Techniques: Their Potential Application to Library Mechanization. In: Libraries and Automation. Proceeding of the Conference on Libraries and Automation, Warrenton, 1963, ed. by B. E. Markuson. (Washington, DC: Library of Congress, 1964), 111-140.

Aristotle. 1955. The Ethics of Aristotle: The Nichomachean Ethics Translated. (Harmondsworth, UK: Penguin).

Boyce, Bert R. and Donald H. Kraft. 1985. Principles and Theories in Information Science. Annual Review of Information Science and Technology 20:153-78.

Buckland, Michael. 1982. Records Management in its Intellectual Context: Experience at Berkeley. ARMA Quarterly 16:26-28, 30.

Buckland, Michael. 1991. Information and Information Systems. (New York: Praeger).

Buckland, Michael. 1992. Emanuel Goldberg, Electronic Document Retrieval, and Vannevar Bush's Memex. Journal of the American Society for Information Science 43 (May 1992): 284-294.

Bush, Vannevar. 1945. As We may Think. Atlantic Monthly 176:101-106.

Duranti, L. 1989. The Odyssey of Records Management. ARMA Quarterly 23, no. 3 (July 1989): 3-11 and no. 4 (Oct. 1989):3-11.

Goldberg, Emanuel. 1932, 1992. The Retrieval Problem in Photography (1932). Transl. and notes by M. Buckland. Journal of the American Society for Information Science 43 (May 1992): 295-298.

Otlet, Paul. 1923. Manuel de documentation administrative. (IIB publ. 137). (Brussels: Institut International de Bibliographie).

Otlet, Paul. 1930. Sur les possibilités pour les entités administratives d'avoir à tout moment leur situation présentée documentairement. (IIB Publ. 162). (Brussels: Institut International de Bibliographie).

Otlet, Paul. 1934. Traité de documentation. (Brussels: Editiones Mundaneum, 1934. Reprinted Liège, Belgium: Centre de Lecture Publique de la Communauté Française, 1989).

Otlet, Paul. 1990. International Organization and Dissemination of Knowledge: Selected Essays. Transl. and ed. by W. B. Rayward. (FID 684). (Amsterdam: Elsevier).

Oxford English Dictionary. 1989. 2nd ed. (Oxford: Clarendon Press), v. 7, p. 902.

Pemberton, J. Michael and Ann Prentice, eds. 1990. Information Science: The Interdisciplinary Context. (New York: Neal-Schuman).

Posner, E. 1940. Some Aspects of Archival Development since the French Revolution. American Archivist 3 (July 1940):159-172. Reprinted in M. F. Daniels and T. Walch, eds. 1984. A Modern Archives Reader. (Washington, DC: National Archives and Records Service), 3-14.

Rayward,W. Boyd. 1976. The Universe of Information: The Work of Paul Otlet for Documentation and International Organization. (FID 520). (Moscow: VINITI).

Rayward, W. Boyd. 1986. Otlet, Paul-Marie-Ghislain. In: ALA World Encyclopedia of Library and Information Sciences. 2nd ed. (Chicago: American Library Association), 626-28.

Schon, Donald A. 1983. The Reflective Practitioner: How Professionals Think in Action. (New York: Basic Books), 42-45.

Seibell, C. S. 1987. Records Management in its Intellectual Context. Records Management Quarterly 21:3-14, 42 & 49.

Stevens, G. W. W. 1968. Microphotography: Photography and Photofabrication at Extreme Resolution. 2nd ed. (New York: Wiley).

Walker, B. 1989. Records Managers and Archivists: A Survey of Roles. Records Management Quarterly 23 (1989):18-20, 45 & 49.